Finanzverwaltung zur Verkürzung der Aufbewahrungsfrist für Rechnungen und zur Gutschrifterteilung an Nicht-Unternehmer

Hintergrund: Im Jahr 2024 sind zwei Gesetze verabschiedet worden, die zu verschiedenen Änderungen des Umsatzsteuergesetzes geführt haben. Das BMF greift nun zwei dieser Änderungen auf und erläutert diese. Zugleich ändert das BMF die Verwaltungsvorschriften, die für die Finanzämter verbindlich sind (nicht aber für die Finanzgerichte).

Inhalt des aktuellen BMF-Schreibens:

1. Verkürzung der umsatzsteuerlichen Aufbewahrungsfrist für Rechnungen

• Die bisherige zehnjährige Aufbewahrungsfrist für Rechnungen ist mit Wirkung vom 1.1.2025 auf acht Jahre verkürzt worden.
• Die Verkürzung gilt für alle Rechnungen, deren Aufbewahrungsfrist am 31.12.2024 noch nicht abgelaufen war. Damit brauchen nun Rechnungen, die vor dem 1.1.2017 ausgestellt worden sind, nach der neuen Gesetzesregelung nicht mehr aufbewahrt zu werden.Hinweis: Eine Ausnahme gilt für Banken und Versicherungen; für sie gilt die Neuregelung erst für Rechnungen, deren Aufbewahrungsfrist am 1.1.2026 noch nicht abgelaufen ist.
• Trotz der Verkürzung der Aufbewahrungsfrist läuft die Aufbewahrungsfrist jedoch nicht ab, soweit und solange die Rechnungen noch für Steuern bedeutsam sind, für die die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist.
• Die allgemeine Aufbewahrungspflicht für umsatzsteuerliche Aufzeichnungen, die zehn Jahre beträgt, ist nicht verkürzt worden. Dies gilt insbesondere für die Aufzeichnungen der Entgelte, der Bemessungsgrundlage und der angewandten Umsatzsteuersätze.

2. Neuregelung für Gutschriften an nicht unternehmerisch tätige Gutschriftempfänger

• Wer unrichtig oder unberechtigt Umsatzsteuer in einer Rechnung ausweist, muss diese nach dem Gesetz an das Finanzamt abführen. Im Jahr 2024 wurde das Gesetz nun auf den Fall erstreckt, dass Umsatzsteuer in einer Gutschrift des Leistungsempfängers an einen nichtunternehmerisch tätigen Gutschriftenempfänger ausgewiesen wird und der Empfänger der Gutschrift nicht unverzüglich widerspricht; der Gutschriftempfänger muss dann die Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen. Die Neuregelung gilt ab dem 6.12.2024.Hinweis: Bei der Gutschrift handelt es sich also nicht um einen Rabatt oder um ein Rechnungsstorno, sondern quasi um eine umgekehrte Rechnung, bei der der Leistungsempfänger über die Leistung durch Gutschrift abrechnet und den Gutschriftbetrag dem Gutschriftenempfänger überweist.
• Mit einem nichtunternehmerisch tätigen Gutschriftenempfänger ist ein Nichtunternehmer gemeint sowie ein Unternehmer, der die in der Gutschrift genannte Leistung gar nicht ausgeführt hat.
• Weitere Voraussetzung der Neuregelung ist, dass die Gutschrift auf einer vorherigen Vereinbarung beruht, dass eine Gutschrift erstellt wird, und dass der Gutschriftempfänger der fehlerhaften Gutschrift nicht unverzüglich widerspricht.
• Durch einen unverzüglichen Widerspruch kann der Gutschriftempfänger also die Rechtsfolge vermeiden, dass er die Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen muss. Der Gutschriftaussteller hat aufgrund des unverzüglichen Widerspruchs schon dem Grunde nach keinen Vorsteueranspruch.Hinweis: Die Neuregelung ist erforderlich geworden, weil der Bundesfinanzhof (BFH) fehlerhafte Gutschriften nicht als fehlerhafte Rechnungen angesehen hat. Daher musste zwar bislang der Aussteller einer Rechnung, der unberechtigt Umsatzsteuer ausweist, diese Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen, nicht aber der Gutschriftempfänger, der eine Gutschrift erhält, in der Umsatzsteuer gesondert ausgewiesen wird, obwohl der Gutschriftempfänger kein Unternehmer ist oder aber die genannte Leistung gar nicht erbracht hat.